Khi chọn địa điểm mới cho văn phòng, cần đảm bảo các tiêu chí về vị trí, diện tích, thiết kế văn phòng, các tiện ích đi kèm cũng như chi phí thuê phù hợp.
Bạn đang cần chọn địa điểm mới cho văn phòng nhưng không biết nên tìm kiếm theo tiêu chí gì? Cần quan tâm những gì để có được một văn phòng phù hợp? Thuê ở đâu sẽ tốt nhất và một văn phòng cơ bản cần những tiện ích gì? Những nội dung mà bạn đang tìm kiếm sẽ được Saigon New HCM giải đáp trong nội dung dưới đây.
Chọn địa điểm mới cho văn phòng có ý nghĩa gì?
Văn phòng chính là bộ mặt của một công ty hay doanh nghiệp bất kỳ. Nó không chỉ đơn thuần là nơi làm việc của nhân viên. Nó còn thể hiện giá trị về mặt thương hiệu với doanh nghiệp, góp phần không nhỏ trong định vị thương hiệu và tạo ấn tượng với đối tác, khách hàng.
Do đó, chọn địa điểm mới cho văn phòng là một quyết định quan trọng. Nó ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều khía cạnh khác nhau:
- Hiệu quả hoạt động cũng như năng suất làm việc của nhân viên hiện tại. Nếu văn phòng mới kém chất lượng hơn, chắc chắn năng suất làm việc của nhân viên sẽ giảm đi.
- Văn phòng mới ở địa điểm đắc địa sẽ thu hút sự quan tâm của các nhân viên mới.
- Văn phòng mới ảnh hưởng trực tiếp đến hình ảnh thương hiệu và uy tín công ty. Các địa điểm trung tâm cũng giúp thương hiệu ghi điểm hơn trong mắt khách hàng.
- Sự hài lòng và gắn bó của nhân viên
- Quan hệ với khách hàng và đối tác, mô hình văn phòng phù hợp với tệp khách hàng online hay khách hàng trực tiếp.
- Chi phí doanh nghiệp, bao gồm chi phí thuê, chi phí vận hành và chi phí bảo trì văn phòng.
5 Tiêu chí quan trọng khi đánh giá và chọn địa điểm mới cho văn phòng
Trước khi bắt đầu, bạn hãy lập ra danh sách những điều quan trọng cần thiết khi chọn địa điểm mới cho văn phòng. Dựa vào mục tiêu và định hướng lâu dài của doanh nghiệp, văn phòng mới cần đảm bảo được các tiêu chí dưới đây:
Vị trí văn phòng có cần nằm ở mặt tiền đường lớn, khu vực phát triển, khu vực trung tâm?
Vị trí có tính quyết định không nhỏ đến hình ảnh thương hiệu và giá trị của văn phòng. Vị trí tốt nhất là ở những khu vực có tiềm năng về phát triển kinh tế – xã hội – văn hóa. Khi đó, doanh nghiệp cũng sẽ thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng, đồng thời tăng tính cạnh tranh trên thị trường.
Khi chọn địa điểm văn phòng mới, nên cân nhắc vị trí phù hợp với việc di chuyển của nhân viên, khách hàng, đối tác. Văn phòng nên nằm ở những cung đường thuận tiện cho xe công cộng hoặc các phương tiện cá nhân. Đồng thời, môi trường xung quanh cũng cần đảm bảo sạch sẽ, an ninh, yên tĩnh. Hạn chế tối đa chọn lựa các địa điểm ô nhiễm, ồn ào, kẹt xe, tệ nạn. Điều này sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình vận hành của doanh nghiệp.
Nên thông tin cho khách hàng và đối tác về địa điểm văn phòng mới để duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài.
Diện tích và thiết kế văn phòng có cần to và đẹp?
Tùy vào quy mô doanh nghiệp mà chọn văn phòng có tiêu chuẩn m2 phù hợp. Điều kiện tối thiểu là văn phòng đủ rộng để bố trí các khu vực làm việc, họp, tiếp khách, nghỉ ngơi và sinh hoạt cho nhân viên.
Về mặt thiết kế, tùy điều kiện, có thể thuê văn phòng được thiết kế sẵn hoặc doanh nghiệp tự thiết kế. Lưu ý quan trọng khi thiết kế văn phòng là chú trọng tiêu chuẩn ánh sáng tự nhiên, không gian thoáng, có cây xanh. Điều này sẽ giúp mang lại không gian làm việc thoải mái, giúp nhân viên tăng cường sự tập trung. Thiết kế cũng cần phù hợp với lĩnh vực hoạt động, mục tiêu và văn hóa doanh nghiệp.
Tiện ích và dịch vụ của văn phòng cần đáp ứng tiêu chí nào?
Chọn địa điểm mới cho văn phòng không thể bỏ qua các tiện ích và dịch vụ đi kèm. Với bất cứ một văn phòng cơ bản nào, cũng cần đảm bảo các tiện ích sau:
- Tiện ích trong văn phòng: Máy tính, máy in, máy fax, điện thoại, wifi, lò vi sóng, khu thể thao thư giãn…
- Tiện ích xung quanh văn phòng: Ngân hàng, bưu điện, nhà hàng khách sạn, siêu thị, quán ăn… Những tiện ích này sẽ hỗ trợ tốt nhất cho nhu cầu và cuộc sống nhân viên.
Về dịch vụ văn phòng, cần thiết phải đảm bảo yếu tố chuyên nghiệp và chất lượng. Điển hình như lễ tân, bảo vệ, quản lý, tư vấn, dọn vệ sinh, bãi đỗ xe… Đây đều là những dịch vụ cần thiết để đảm bảo sự vận hành của văn phòng diễn ra ổn định và hiệu quả.
Ngoài ra việc lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng uy tín, đáp ứng đúng các tiêu chí trên cũng là một bước vô cùng quan trọng.
Dưới đây là một số loại hình văn phòng bạn có thể tham khảo như:
1. Văn phòng mở
2. Văn phòng xanh
3. Văn phòng đóng
4. Văn phòng hỗn hợp
Lưu ý gì về Chi phí và hợp đồng thuê văn phòng?
Chi phí thuê văn phòng sẽ phụ thuộc vào địa điểm, diện tích, các dịch vụ đi kèm. Doanh nghiệp nên cân đối chi phí phù hợp ngân sách doanh nghiệp để đảm bảo được lợi nhuận cũng như hiệu quả đầu tư.
Khi tính đến chi phí văn phòng, ngoài chi phí thuê, cũng cần tính đến các chi phí vận hành và bảo trì. Trong đó có các chi phí quan trọng như điện, nước, internet, an ninh, vệ sinh… Trong hợp đồng thuê, nên có đầy đủ các điều khoản chi phí rõ ràng, minh bạch, đảm bảo quyền và nghĩa vụ 2 bên. Cân nhắc các yếu tố như thời hạn thuê, giá thuê, dịch vụ đi kèm, điều kiện, trách nhiệm…
Có nên để nhân sự công ty tham gia chọn địa điểm văn phòng mới?
Điều cuối cùng mà doanh nghiệp cần làm khi chọn địa điểm mới chính là nên thông báo sớm cho nhân viên về kế hoạch chuyển văn phòng. Đồng thời, nhân sự của công ty nên được tham gia vào quá trình này. Họ có thể bày tỏ ý kiến, nguyện vọng, đưa ra các đề xuất của mình. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp chọn được địa điểm phù hợp nhất. Nó còn có ý nghĩa quan trọng giúp nhân viên công ty có thể nhanh chóng thích nghi các điều kiện làm việc mới.
Trên đây là 5 tiêu chí chọn địa điểm mới cho văn phòng cũng như các lưu ý liên quan mà doanh nghiệp có thể áp dụng. Nếu cần, doanh nghiệp cũng có thể nhờ đến một đơn vị dịch vụ tư vấn và cho thuê văn phòng uy tín. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cũng như chọn được một văn phòng phù hợp với các yêu cầu và tiết kiệm chi phí đáng kể.
